KvægKongres 2012  

Det indebærer følgende opgaver:

Fastlæggelse af temaet

I reglen er indholdet i temaets blokke kun løst defineret, når den temaansvarlige får opgaven (dog forudsættes økonomi koblet på i alle blokke). Han skal derfor fastlægge indholdet mere præcist i hver enkelt 45-minutters blok og træffe aftaler med alle indlægsholdere – og sikre sig, at indlægsholderen er helt klar over, hvad han skal komme ind på i sit indlæg.

Når der vælges indlægsholdere er det vigtigt, at man ikke kun udvælger efter faglig kompetence, men også evnen til at formidle stoffet og til at komme ud over rampen. Det er ikke nok at kunne sit fag i kongres-sammenhæng.

Blokkenes indhold og struktur

Hver blok i temaet består af 45 minutter. Der skal minimum afsættes 15 minutter til spørgsmål og debat. Hvis den temaansvarlige synes at to indlæg pr. blok indenfor de 45 min. er bedre end ét indlæg står det selvfølgelig frit for. Husk på forhånd at gøre indlederen klart, hvor meget tid han har at disponere over,

Med korte blokke på 45 minutter er det vigtigt, at instruere indlægsholderne i at skære ned på detaljerne og fokusere på sagens kerne ved bl.a. at give svar på følgende:

• Det her er vigtigt for dig fordi... (hvilken relevans har det for kvægbrugeren)
• Hvad giver det på bundlinjen. I alle tilfælde hvor det kan lade sig gøre, skal der et økonomisk aspekt med: ”Det her kan betale sig fordi...”
• Vores løsning/anbefaling er derfor...

Titlerne på blokkene er kun arbejdstitler. Tænk derfor i fængende titler.

Koordinering af opgaver med temasekretær

Hver temaansvarlig får stillet en temasekretær til rådighed, som kan hjælpe med mange af de praktiske opgaver - eksempelvis generalprøve, powerpoint-præsentationer, korrekturlæsning og meget mere. Da temasekretærens arbejde bl.a. indebærer korrespondance med indlægsholderne er det meget vigtigt, at den temaansvarlige sørger for, at ansvarsfordelingen mellem temaansvarlig og temasekretær aftales, så ingen af de to parter er i tvivl om, hvem der gør hvad. Og det er vigtigt, at den temaansvarlige respekterer de deadlines, som temasekretæren måtte have brug for at sætte for at kunne løse sine opgaver.

Tekst til det trykte program

Den temaansvarlige skal lave en kort præsentation af hver 45-minutters-blok i hans tema til det trykte kongresprogram (eller sørge for, at indlægsholderen gør det). Præsentationen må max fylde 90 ord. Er der mere end ét indlæg i én blok, skal de begge rummes i præsentationen på de 90 ord. Husk at angive navn og titel på indlægsholder (tæller ikke med i de 90 ord). Den temaansvarlige skal sørge for præsentationer for samtlige indlæg i temaet.

Der skal desuden skaffes et billede af hver indleder.

Præsentationerne for temaet samles i ét word-dokument og sendes sammen med selvstændige billedfiler (filnavn = personens navn). Se deadline for aflevering og til hvem i tidsplan.

Tekst til nettet

Der er mange indlæg på kongressen, og det er ikke dem alle, som deltagerne har mulighed for at komme ind og høre. Derfor skal det være muligt, at hente uddybende information om hvert indlæg (ud over den korte programpræsentation) på nettet (www.kvaegkongres.dk )

Hver indleder skal derfor udarbejde et koncentrat af sit indlæg (bilag) på omkring to sider – gerne med figurer eller tabeller - eller alternativt angive links, som henviser til allerede eksisterende materiale om hans emne. Den temaansvarlige koordinerer bidragene fra  indlægsholderne, så der ikke opstår overlap.

• Overskriften skal være den samme som titlen på indlægget i programmet
• Bilaget skal være let at overskue og læsevenligt på internettet, dvs. korte og mange afsnit og så enkle formuleringer som muligt
• Der skal være relevante underoverskrifter til de enkelte afsnit
• Billeder og figurer skal sendes som selvstændige filer, når du sender bilaget til opsætning
• Hvis der er grafer el. lignende, som er dannet fra fx Excel, skal kildefilerne medsendes
• Tabeller må ikke indeholde linjeskift i den enkelte celle. Brug ikke tabulator, men altid tabeller
• I funktionen ”gennemse” må ændringer på udskrift ikke være slået til
• Der må gerne være links og litteraturhenvisninger i bilaget
• Indlederens sekretær skal have læst materialet igennem med hensyn til grammatik, tegnsætning, læsbarhed før det afleveres. (Se deadline og til hvem i tidsplan).

Generalprøve

Den temaansvarlige skal sørge for, at der bliver holdt generalprøve på alle blokke i hans tema. På generalprøven holder hver indleder sit indlæg, som han forventer at gøre det på kongressen – med dertilhørende powerpointpræsentationer. Formålet med generalprøven er, at give indlederne feedback på deres indlæg - både fagligt og formidlingsmæssigt. Erfaringen viser, at generalprøverne er helt nødvendige for at undgå fejl, overskridelse af tiden, overlap med andre indlægsholdere og for at opnå den bedst mulige formidlingsmæssige præstation.

Husk derfor på forhånd at gøre indlederen klart, hvor meget tid han har at disponere over, og at han til generalprøven skal holde sit indlæg, som om det var på kongressen, og at hans show derfor skal være så færdigt som overhovedet muligt til prøven.

Powerpoint-præsentationer

Efter generalprøven skal indlederen rette sine powerpoint-præsentationer til, så de kan blive lagt på pc’en forud for kongressen. (Se deadline og til hvem i tidsplan).

• Indlæg fra Kvægs medarbejdere skal sættes op i standardskabelon
• Eksterne indledere må gerne benytte deres egen skabelon
• Vi sender gerne skabelonen til eksterne indledere, hvis de ønsker det.
• Kvæg kan udarbejde shows for eksterne indledere. Vi skal have materialet senest en uge før den aftalte dato for generalprøven. Aftal med temasekretær.

Find ordstyrer

På selve kongressen indleder en ordstyrer ganske kort hver blok og præsenterer indlægsholderen. Ordstyreren styrer desuden spørgsmål og debat efter indlægget. Ordstyreren sørger også for, at indlederne overholder taletiden og at blokken afsluttes til tiden. Det er meget vigtigt, at tiden overholdes. Ellers går der kuk i logistikken, når mange deltagere skal skifte fra en blok til en anden – og det virker meget forstyrrende for indleder og tilhørere, hvis der kommer tilhørere ind, efter at indlægget er startet.

Den temaansvarlige kan vælge selv at fungere, som ordstyrer eller vælge en anden til at løse opgaven.

Aflønning af indledere

Når den temaansvarlige træffer aftale med indlederne, er det eneste, han skal foretage sig i relation til honorar, at oplyse indlederne mundtligt herom.

Alt yderligere omkring honorar, kørsel m.m. varetages af Lotte Nilsson. Hun sender bl.a senere, sammen med det trykte program, et brev med præcis angivelse af honorarets størrelse, kørselsgodtgørelse og tilbud om overnatning - med tilhørende blanketter.

Sådan honoreres indlederne:

Tidsplan og deadline

Tidsplan og deadlines for de forskellige opgaver sendes ud til alle temaansvarlige tidligt i forløbet. De vil efterfølgende også være at finde på www.kvaegkongres.dk

Der er mange mennesker involveret i de forskellige arbejdsopgaver. Derfor er det vigtigt, at deadlines overholdes, selvom de for nogle kan synes at ligge meget tidligt i forløbet. Det er der gode grunde til.