Bestyrelsesmedlemmers ind - og udtræden er typisk reguleret og formaliseret i kontrakter og derfor sjældent begrundet med, at de ikke længere er ønsket i arbejdet, eller at de selv vælger at gå, fordi de er uenige i dispositioner eller arbejdsmåde. Sådan er det ikke i gårdrådet – her er det udelukkende et anliggende for ejeren, der har nedsat rådet – og er altså en ret man har. Regelmæssige udskiftninger er en velegnet måde til at bevare dynamik og det påhviler alene ejeren at afgøre, hvornår tidspunktet er kommet for at bruge det ledelsesinstrument. Denne artikel belyser, hvorfor det tidspunkt kan være svært at vælge og giver til sidst anvisninger på, hvordan udskiftninger så kan håndteres i praksis.

Hvorfor kan udskiftning være vanskelig
Udskiftning af et medlem kan være kompliceret at forholde sig til, fordi ejeren igen skal til at overveje profilen af en ny til at supplere de øvrige. Medlemmerne i et typisk gårdråd er fra begyndelsen valgt ud fra nogle hensigter om at have forskellige profiler og kompetencer, så der både er personer med fælles interesser men også nogle med afvigelser fra det fælles. Der vil være nogle, som bør være der, og de medlemmer er som regel lettere at vælge end de en til to, som er valgt primært for at tilføre inspiration og dynamik. På den måde ligger der bag ethvert gårdråd en række og ofte meget personlige begrundelser for, at gruppen nu har fået den sammensætning den har. Og det er de begrundelser, der i forbindelse med en udskiftningsvurdering igen skal op til overfladen.

For som tiden er gået, så har de oprindelige begrundelser fortonet sig i det fjerne i takt med, at gruppen har mødtes nogle gange og er kommet til at kende hinanden. Begrundelserne er ikke nedtonet, fordi de var uvæsentlige, men fordi hvert enkelt medlems profil efterhånden træder i baggrunden og i stedet er det en gruppeprofil, som kommer til at tegne det dominerende billede af gårdrådet. Den profil forstås bedst som det, der bliver sagt til tredjemand, når ejer taler om sit gårdråd og sin nytte af det.

I praksis vil man som ejer observere en udvikling hen over de første møder. Ved det allerførste møde lytter man meget til, hvad de enkelte medlemmer siger, og hvilke synspunkter de står for – det er på det tidspunkt tydeligt at skelne individuelle holdninger og fokusområder mellem medlemmerne. Men som tiden går, og gruppen har mødtes nogle gange, så bliver det emnerne og debatterne, som huskes og især det som har givet inspiration og stof til eftertanke.

Så når du som ejer kan tegne et sådant billede af dit gårdråd, så er det tegn på, at det som gruppe er ved at have skabt sig sit eget liv. Dens drøftelser har fået en tyngde på de særlige områder, den bruger mest tid på– og de emner bliver sikkert også berørt på gentagne møder. Denne pulje af beslægtede emner, som gruppen kredser omkring – det kan man kalde for gruppens vitale rum – og det vil være specifikt for gruppe til gruppe, fordi det afspejler helt konkret personerne og deres specifikke erfaringsligheder og -forskelle.

Det giver tryghed, når en gruppe har fundet sit vitale rum – men med trygheden følger også risikoen for trivialiteten – når man begynder at kunne se visse mønstre og forudse visse drøftelsers udfald. Trivialiteten opleves typisk ikke på samme tid af deltagerne – så den vil først spores på enkeltmedlemmers lidt for gentagne afbud til møderne.

Mødeevaluering som grundlag
En begrundelse for at holde jævnlige evalueringer er at vurdere evt. behov for udskiftninger. Mindst en gang om året bør der sættes fokus på mødeudbyttet og set primært fra hovedpersonen – ejerens synspunkt. Det centrale evalueringsspørgsmål er i hvor høj grad at ejeren får råd og inspiration, som kan spores i beslutninger og resultater. I mindre grad hvorvidt de enkelte deltagere får inspiration med hjem og får verificeres nogle af deres antagelser i praksis. Hvis en evaluering sporer en vis form for trivialitet, så er der grund til at gøre en anmærkning.

Udskiftning – både en afskeds- og modtagelsesceremoni
Evalueringen kan derfor bruges til at undersøge, om udskiftning af deltagere kan styrke rådets evner til at afsøge og vurderet en bred kreds af emner af betydning for virksomheden. Med det fokus bør udskiftning ikke blive til et personligt anliggende, når der skal siges farvel. Begrundelsen for en afsked ligger i, at udskiftning er et centralt instrument for at ejeren til stadighed kan have et gårdråd, der kan løse netop de opgaver, som udfordrer fremtiden for virksomheden. Det er vigtigt at understrege, at tidsbegrænsningen er et vilkår for ethvert medlem i gruppen, lige fra invitationen om deltagelse i begyndelsen til den slutter, og det gælder, hvad enten den er formuleret eller ligger gemt mellem linjerne i aftalen.

Men vigtigst af alt, når medlemskabet ophører og en person træder ud, så skal der skabes rum for at den, som træder ud, kan få afleveret sine kommentarer, sige tak for samarbejdet og inspirationen, men især at kunne udtrykke sine anbefalinger til dem, som bliver tilbage og fortsætter arbejdet. Hvis det nye medlem også deltager i det møde, så er der skabt gode muligheder for at afskedsceremonien også bliver til en modtagelsesceremoni, der introducerer den nye til de traditioner og rutiner, som med tiden er bygget op i gårdrådet. Og dermed bliver den nye godt klædt på til at kunne indgå i arbejdet.