Bemærk: Dokumentet er arkiveret, udløbet 19-06-2018

  

Oprettet: 19-06-2015

Bedriften analyseres

Analysefasen er allerede indledt under opstart, men i denne fase bringes parterne sammen og analysen udvides til at omfatte interessenter.

Værktøjskasse og proces - Opstart - Bedriften analyseres - Indsatsområder - Planen udarbejdes - Implementering og opfølgning

Indhold:

Værdier, visioner og ønsker

Der afholdes møde på bedriften med deltagelse af landmanden/landmandsfamilien og en repræsentant for kommunen og for rådgivningsvirksomheden.

Formålet med mødet er at afdække, hvilke ønsker og planer, som landmanden og kommunen har med bedriften og det område bedriften ligger i. Mødet bidrager med:

  • Afdækning af, hvad landmanden kan og vil.
  • Afdækning bedriftens værdisæt.
  • Input til Udviklingsplanen.
  • Bedre kendskab til bedriften.
  • Bedre kendskab til kommunens tanker om udviklingen i lokalområdet.
  • Forberedelse til interessentmødet.

Mødet er et studie i samtalekunst, og udfordringen er at få skabt tilstrækkelig med tillid og åbenhed mellem parterne, så man kommer dybt nok ned i materien, og får lukket tilstrækkeligt nok op for de tanker, der som oftest ikke førhen har været udtalte eller nedskrevne. Det er afgørende, at der anlægges et helhedssyn, og dette stiller også krav til deltagerne fra kommune og landboforening: Man kan ikke nøjes med at holde sig inden for sit eget fagområde, men skal være klædt så godt på, at man kan komme hele vejen rundt om bedriften og dens omgivelser. Det kan ikke nytte noget, at det hele kommer til at handle om naturpleje, fordi det nu lige er natur- og jagtkonsulenten, som er var koblet på Udviklingsplanen – alle områderne i bruttolisten (link) skal afdækkes. Der er forskellige måder at gennemføre mødet på, og nedenfor beskrives forskellige muligheder. Det er afgørende, at tilpasse metoden til bedriften. Nogle landmænd har allerede beskrevet virksomhedens værdisæt og strategi, og derfor vil mødet have et andet afsæt hos dem.

Tjekliste til afholdelse af møde:

  • Dato, tidspunkt, mødested og deltagerkreds aftales med landmanden
  • Landmanden orienteres både mundtligt og skriftligt om processen og produktet.
  • Landmanden får materiale, så han kan forberede sig på mødet (dagsorden, evt. finde manglende oplysninger/data om bedriften)
  • Kommune og rådgivere forbereder sig – hvad ved vi I fællesskab om bedriften, som vi ikke behøver gentage og spørge om på mødet? Hvilke planer har kommunen for det område, hvor bedriften ligger.
  • Roller på mødet aftales (ordstyrer, referent)
  • Efter mødet udarbejdes en opsamling eller et referat. Landmanden godkender referatet.

Til top

Eksempel på invitation til møde om værdier og visioner

Nedenfor ses et eksempel på en mail sendt til landmanden:

Møde – Udviklingsplan
 

Som aftalt kommer vi (Peter Petersen fra Nørresø Kommune, Jens Jensen fra Rådgivningscentret) hos dig, Gryntegården, Landbrugsvej 100, 9999 Nørresø, tirsdag 11. marts 2014 til møde fra kl. 09.00 – 11.00. Formålet med mødet er at samle input til Udviklingsplanen, og give dig lejlighed til at drøfte dine planer med os, samt høre, hvad kommunen har af planer for området. De emner, vi primært vil drøfte med dig/jer er:

  1. Bedriftens historie.
  2. Dine visioner, ønsker og planer for bedriften.
  3. Hvilke værdier der er grundlaget for bedriften, hvad der er vigtigt for dig/jer i forhold til bedriften; eksempelvis: økonomi, familie, råvarer, arbejdsglæde, dyrevelfærd, naturudvikling, at være igangsætter, naborelationer osv. osv.
  4. Jeres lokale engagement og lokale relationer. Hvem du opfatter som interessenter i forhold til din bedrift; eksempelvis organisationer, naboer, kommunen m.v.
Som vi kort skitserede for dig, følges dette ”værdimøde” op med et lokalt aften-møde ”ude i byen”, hvor udvalgte interessenter inviteres til et ide-møde om, hvordan man, med afsæt i situationen for din bedrift, kan skabe udvikling i det åbne lokale land, hvor der både gøres plads til dine ønsker om bedriftsudvikling og interessenternes ønsker i den forbindelse.

 
Med venlig hilsen

Peter Petersen og Jens Jensen.  

 
Eksempel på interviewguide – opsamling af data om bedriften

Nogle data kan være udfyldt på forhånd og verificeres på besøget, andet opsamles på besøget. Det er en god ide, at indlede mødet med nogle få faktuelle spørgsmål, som er lette at svare på, så kommer man i gang på en god måde. Samtidigt verificeres de tekniske oplysninger (som kommune og landboforening forventes at kende i forvejen). Er det en ejendom, som man kender rigtig godt, kan man overveje, at udfylde skemaet på forhånd, sende det til landmanden, og gå det hurtigt igennem for fejl og mangler som indledning på mødet.

Det anbefales at tage udgangspunkt i bedriftens historie, udvikling og organisering – disse emner er normalt ikke kendt af kommunen på forhånd, og bidrager med et godt kendskab til landmanden og hans situation. Nedenstående skema kan anvendes som tjekliste ved samtalen. Der er tale om en bruttoliste.

Kontakt-info
Navn  
Adresse  
Postnr. og by    
Gården (eller firmaet) – størrelse / drift
Type Svinebrug, soproduktion. 660 DE
Ejet og forpagtet areal 240 ha (ejet plus forpagtet). Aftalearealer ca. 330 ha
Bortforpagtet areal  
Hvordan ligger jeres jord fordelt? Arrondering  
Natur og specielle naturområder        
Bedriftens historie og status
Slægtsejet eller ej  
Første bygning (år)    
Tilbygninger (år)    
Andre ejendomme/udlejningshuse.    
Medarbejdere / arbejdskraft
Faste  
Deltids  
Maskinstation  
Arbejdsplads / medarbejderrelationer?
Hvor bor medarbejderne? Nogle på kost?    
Arbejdstider    
Fællesmøder    
Hvordan er jeres arbejdsdeling? Ansvarsområder?        
Landmandens familie?
Husstand  
Husstand for andre ejere  
Arbejde udenfor bedriften    
Lokalområdet
Foreninger i området?  
Hvilke aktiviteter er I med i?  
Er der kultur og/eller turistattraktioner i området?  
Andre erhvervsinteresser i området?  

 

Afdækning af virksomhedens værdier og visioner
De fleste landmænd vil formentligt have svært ved at opliste deres værdier og deres vision for bedriften, og de fleste rådgivere kan have svært ved at stille de spørgsmål, der skal til for at få belyst værdier og vision. Derfor kan det være en vanskelig opgave at få afdækket værdier og visioner, men svarene er vigtige for indhold og retning i Udviklingsplanen. I projektet Landbruget i Landskabet anvendte projektdeltagerne forskellige metoder som f.eks.:

Afdækning af værdisæt ved hjælp af kort – beskrivelse af metode
Værdierne afdækkes ved hjælp af en række fortrykte kort, som landmanden/landmandsfamilien prioriterer og diskuterer. Ordstyreren beder landmand (+ evt. familie) om at forholde sig til ordene på de små papkort – og vælge dem ud, som betyder noget. Kortene skal evt. prioriteres. Efter udvælgelsen diskuterer man forståelsen af ordet på kortet, og uddyber, hvad det betyder. Forslag til ord på kortene:

Arbejde/livsstil Familie Tradition Frihed
Slægtsgård Produktion Gode råvarer Økonomi
Helhed Bæredygtighed Selvstændighed Sætte noget i gang
Arbejdsglæde Stolthed Goodwill for erhvervet Naturoplevelser
Accept Anerkendelse Respekt Dyrevelfærd
Naturudvikling Naborelationer    

 

De valgte kort og den efterfølgende diskussion giver et bedre kendskab til bedriften og familien, og hvad der vægtes højt. Resultatet af afdækningen af landmandens værdisæt er et fotografi af de valgte kort, evt. i prioriteret rækkefølge, suppleret med en kort tekst, der beskriver, hvorfor landmanden har valgt kortet. Beskrivelsen af værdisættet giver fagpersonerne et godt billede af virksomhedens værdigrundlag til brug i den videre proces.

   

 
Afdækning af værdisæt ved hjælp af spørgeguide - beskrivelse af metode

Et alternativ til anvendelse af kortene er at af dække landmandens værdisæt ved hjælp af spørgsmål. Nedenfor er angivet spørgsmål, der kan anvendes til dette:

  • Beskriv dit forhold til det at være landmand?
  • Hvad lægger du vægt på?
  • Hvad betyder noget for dig i din måde at drive landbrug på?
  • Hvordan er dit forhold til naboer?
  • Hvordan er du involveret i lokalsamfundet?

Gode spørgsmål til afdækning af visionen (de næste 5 år, de næste 10 år):

For at indkredse, hvilke fokusområder og indsatsområder, der er vigtige at prioritere i Udviklingsplanen gennemføres en dialog om:

  • Hvad skal der ske de næste 5 år – hvis der nu ingen begrænsninger var?
  • Hvad skal der ske de næste 5 år – med nuværende restriktioner?
     
  • Hvad skal der ske de næste 10 år – hvis der nu ingen begrænsninger var?
  • Hvad skal der ske de næste 10 år – med nuværende restriktioner?
     
  • Hvad ser du som de største muligheder – lokalt, regionalt, globalt?
  • Hvad ser du som de største udfordringer (begrænsninger) – lokalt, regionalt, globalt?

Intervieweren skal være bevidst om sin egen rolle – og især hvis den rolle man normalt har i forhold til landmanden er en helt anden end det at spørge ind til hele virksomheden, strategien og visionen. Landmandens svar påvirkes af, hvem der spørger, og den relation han normalt har til spørgeren. Er det f.eks. en miljøkonsulent, der er interviewer kan man risikere, at landmandens svar kredser om den miljømæssige vinkel fordi ”det er dét vi to plejer at tale om sammen”. Det kan være en god ide at synliggøre problematikken og understrege, at vi skal hele vejen rundt om bedriften og virksomheden.

Udpegning af interessenter
På mødet afdækkes, hvilke interessenter, det er vigtigt at have med til interessentmødet. En interessent er en person, virksomhed, forening eller organisation, som har en interesse i bedriftens produktion og færden i lokalområdet. I løbet af mødet har diskussionen sandsynligvis afdækket nogle interessenter, og nu samles der op på dette, og alle byder ind med andre mulige interessenter. Tænk over, hvem der er interesse i naturen, miljøet, kulturen? Hvilke andre erhverv findes i området? Turisme? Naboer i landsbyen/byen? Er skolen eller andre børneinstitutioner en interessent? Husk at såvel landmand som repræsentanten fra kommunen byder ind. En interessentliste kunne se således ud:

Skolen Idrætsforeningen Jagtkonsortiet Forsamlingshuset
Borgerforeningen Vejlauget Vandløbslauget Naboer
Kirken   Andre erhverv      

 

Denne liste kan præsenteres for landmanden som fortrykte kort, hvis man gerne vil have en metodemæssig sammenhæng til forløbet med afdækning af værdierne.    

I denne proces er det vigtigt at udfordre landmanden, så det sikres at alle synspunkter eller flest relevante synspunkter kommer med. Der er forskel på at udpege og invitere interessenter. Der er ikke nødvendigvis 100 pct. sammenfald og det er ikke nødvendigvis alle udpegede interessenter der inviteres. På mødet handler det om at tilvejebringe en bruttoliste med interessenter, som kan anvendes, når der skal inviteres til interessentmødet.

Mødet resulterer i en opsamling eller et referat, hvor de vigtigste budskaber fastholdes til videre brug i processen. Dokumentet skal godkendes af landmanden.

Eksempel på opsamling på landmandens værdisæt:

Værdigrundlag for Gryntegården

 
Gryntegården er en slægtsgård gennem 5 generationer med en malkekvægsbesætning af røde køer. Bedriften hviler på stærke familierelationer, og der er en stor glæde og stolthed forbundet med stedet og med gården som rammen om både familie og virksomhed. Bedriften ønskes bevaret i slægten.

Den væsentligste værdi for bedriften er netop også familien som grundstenen for arbejdsglæden. Det er vigtigt for begge generationer på Gryntegården, at familien er en del af bedriften, og at familien holder af livet på gården. Det er udgangspunktet for også at kunne levere en arbejdsindsats, der også kan kaste noget af sig rent økonomisk.

Dyrenes trivsel har stor prioritet for bedriften, både af hensyn til dyrenes velfærd og af hensyn til en optimal mælkeproduktion. Det skal kunne ses, at køerne har det godt. Der sættes en ære i at respektere og kende dyrene og deres rangorden og rytme.

Gården drives med stor respekt for de ansatte samt for lokalsamfundet og naboerne. Bedriften er meget opmærksom på ikke at være en gene for lokalsamfundet, og bedriften gør derfor meget ud af at minimere eventuelle gener, lytte til og informere lokalsamfundet, ligesom der gøres en indsats for at pleje de bynære naturområder, så de kan være til glæde for borgerne.

Det er vigtigt for bedriften, at den kan være med til at fortælle den gode historie om dansk landbrug. Der er en stor glæde og stolthed forbundet med bedriftens egen fremavl af højtydende røde køer, der gennem mange år har modtaget præmier på dyrskuer. Bedriften har gennem tiden være trofaste dyrskue-udstillere. Det har været en adspredelse i dagligdagen, men det har også været med til at give anerkendelse for bedriftens indsats.

Bedriften er på vej ind i et generationsskifte, og der er et ønske om, at bedriften fortsat skal udvikles med fokus på mælkeproduktion og grovfoderproduktion.

 

Til top

Temaer og interessenter – afgrænsning af opgaven

På mødet har man afdækket, hvilke interessenter, der skal inviteres til interessent mødet. Interessentmøde skal give input til Udviklingsplanen og der er følgende potentiale i møderne:

  • Pege på synergier mellem lokalområde og bedrift
  • Afdække muligheder og begrænsninger
  • Styrke dialog og relation
  • Formidle bedriftens budskaber til omverdenen og omvendt.

Se en oversigt over emner, der berører forskellige interessenter.

Til top

Interessentmøder – før, under og efter

Bedriftens indflydelse på lokalområdet er afgørende for, hvordan mødet planlægges og afvikles. Ved stor indflydelse er der mange interessenter, og man skal forberede sig på at håndtere mange deltagere med forskellige interesser. Det er tovholderen hos kommunen, der har ansvaret for at udsende invitationen.

Før interessentmødet

Inden mødet skal arrangørerne aftale, hvilke mål, der er med mødet. Følgende skal forberedes/aftale:

  • Aftale tid, sted og forplejning
  • Målet med mødet – på hvilken måde skal interessentmødet bidrage til Udviklingsplanen?
  • Udarbejde en drejebog for processen: hvilke oplæg, hvad diskuteres i plenum og hvad arbejder man med i grupper. Hvilke procesværktøjer anvendes (brainstorm, cafemøder, gruppearbejde, osv.)
  • Formøde med landmanden – klæde ham på til mødet. Gennemføres, hvis det skønnes nødvendigt.
  • Udarbejde invitation til interessenterne.
  • Aftale hvilke materialer, der skal udarbejdes (faktablade, kort over området mv.)
  • Aftale rollefordeling på mødet (ordstyrer, indlægsholder, referent)

Under mødet

Møderne holdes ideelt set lokalt, f.eks. i det lokale forsamlingshus eller kro. Der er tale om et aftenmøde, og alt efter tradition kan man vælge at starte med aftensmad, og derefter gennemføre mødet. Det er også en mulighed at starte kl. 19 og servere kaffe og kage. Ved at mødes i det lokale forsamlingshus er alle lige meget på hjemmebane og neutral grund. Ved at starte med at spise sammen kan man bryde isen og skabe en afslappet atmosfære. Der er dog intet facit – man vælger selv den form, som man synes er passende.

Det er nemmere at starte med at sige ”ræk mig sovsen, tak” end ”vi er så dødtrætte af jeres store maskiner”.

 

Ordstyreren skal have overblikket og indlede mødet med at give deltagerne et overblik over, hvad der skal ske, og hvad målet er med mødet. Eksempel på invitation til et interessentmøde:

Til de inviterede:

For at få information om, hvordan I som naboer, samarbejdspartnere og interessenter til Gryntegården, oplever at bo i det område, hvor Gryntegården driver landbrug, vil vi gerne invitere jer til en dialog

Torsdag den 21. november 2013 kl. 19.30
i Nørresø Forsamlingshus, Nørresøvej 6, 9999 Nørresø

Til mødet er inviteret repræsentanter fra beboerforeningerne i Nørresø, Bettelev, Håbelev og Mustrup,(2 personer fra hver forening) naboer til Gryntegården, Forpagtere og medarbejdere på Gryntegården, Danmarks Naturfredningsforening, repræsentanter fra Nørresø Kommune og Landboforeningen.

Aftenens program består af en introduktion til Gryntegården om det at drive landbrug i dagens Danmark, ligesom Gryntegården gerne vil fortælle om, hvilke ønsker/planer de har for fremtiden. Nørresø Kommune fortæller om deres planer for lokalområdet, og hvordan de ser fremtiden for landbrug, erhverv og turisme i Nørresø.

På baggrund af disse oplæg, håber vi at få en god og konstruktiv dialog om landbrugets muligheder og udfordringer i lokalområdet.

Nørresø Kommune er vært ved et let traktement, og vi vil derfor gerne have en tilmelding til arrangementet.

Med venlig hilsen

 

Det er en god ide at udlevere et bilag med de vigtigste faktuelle oplysninger – f.eks. en kortsamling, så deltagerne kan få overblik over gårde i området og fordeling af jorder mv. Tænk også over det visuelle på mødet – oplæg krydres med PowerPoint (billeder, udsagn) eller Flipovers med de vigtigste budskaber.

For at inddrage deltagerne kan man forberede nogle spørgsmål, som man skal forholde sig til i grupper ved bordene – det giver gode diskussioner og gode input til Udviklingsplanen.

Efter interessentmødet udarbejdes en opsamling, som kan anvendes i det videre arbejde med Udviklingsplanen. Endvidere kan man vælge, at udarbejde en kort opsamling til deltagerne som kvittering for deltagelse.

Efter analyser og afholdelse af to møder er landmænd, kommune og rådgivere klædt på til at udvælge og prioritere indsatsområder og efterfølgende udarbejde Udviklingsplanen.

Vi anbefaler et koncentreret forløb, med f.eks. 2 uger mellem de 2 møder.

Til top

Skabeloner og eksempler

Til top

Sidst bekræftet: 19-06-2015 Oprettet: 19-06-2015 Revideret: 19-06-2015

Forfatter

Planter & Miljø
Heidi Hundrup Rasmussen

Jørgen Kroer

Jørgen Korning

Trine Eide

Katrine Kracht

Af samme forfatter

Best practice for ledergrupper fokuserer på ni indsatsområder
Hvordan kommer en ledergruppe til at fungere optimalt? Det kræver fokus på virksomheden og opgaverne, gruppens formål og ud...
19.12.17
Rådgivning på basis af sammenhængende produktions- og økonomistyring - gør en forskel med din rådgivning
Hvad kræves der af rådgivningen for at kunne foretage en rådgivning, der tager udgangspunkt i alle aktiviteterne på bedrift...
19.06.17
Beskriv organisationen
Har du og dine medarbejdere de kompetencer, der skal til, for at få optimeringen til at lykkes? Har du et overblik over all...
16.06.17
Beskriv organisationen
Har du og dine medarbejdere de kompetencer, der skal til, for at få din forretningsidé til at lykkes? Har du et overblik ov...
16.06.17
Tegnefilm: Handlingsplaner hjælper dig i mål med dine indsatser
Se videoen, og bliv klogere på, hvordan handlingsplaner kan hjælpe dig med at gennemføre forandringer og udvikling på din b...
17.03.17