Feedback Form

  

Oprettet: 02-11-2018

Notat, der beskriver formålet med landmandens dashboard samt målgruppebeskrivelse

Notatet indeholder en beskrivelse af en række effekter, som landmanden kan realisere via brug af dashboardet. Notatet indeholder desuden en kort målgruppebeskrivelse.

Formål med anvendelse af landmandens dashboard samt dashboardets primære målgrupper

Udarbejdet af konsulent Morten Aebeloe og specialkonsulent Vibeke Hjorslev Rasmussen.

Indhold

Indledning.

Konklusion.

Målgrupper.

Struktur og overblik.

Tilgængelighed.

Økonomisk styring.

Digitalt værktøj.

Bevidsthed.

Alarmer og notifikationer.

Inspiration til handling.

Information.

Synlig ledelse og kommunikation.

Dashboardet samler bedriften ét sted.

Realtidsdata.

 

Indledning

Dashboardet er et digitalt Business Intelligence værktøj, der sætter data sammen på tværs af datakilder, og dermed sikrer landmanden ny viden og indsigt, som giver inspiration til en optimeret og rettidig driftsledelse og økonomisk styring.

 

Landbrugsbedriftens datamængde vokser hver dag samtidig med, at der er et øget behov for at træffe endnu mere rettidige og kvalificerede beslutninger. Det kræver for det første, at de store datamængder sammenstilles og struktureres ét sted hurtigt og enkelt ved brug af Business Intelligence, der kan give ny viden og information, som landmanden kan bruge nu og her i driftsledelsen. For det andet kræver det, at den enkelte landmand, efter eget behov, kan få præsenteret relevante data og resultater i realtid. Der genereres løbende data såvel på bedriften som i andre eksterne sammenhænge, fx fra offentlige instanser, der har betydning for de beslutninger, der skal træffes i relation til at optimere indsatsen inden for klima, miljø og natur. Ved brug af Business Intelligence kan der opnås ny viden og nye sammenhænge, der kan danne et bedre beslutningsgrundlag.

 

Dashboardet er et ”instrumentbræt” til at styre en bedrift, ligesom den man kender i bilen. Det betyder, at dashboardet samler, strukturerer og præsenterer alle de vigtigste informationer gennem landmandens store datamængder, som er nødvendige for at vide, hvilken vej der skal styres, og hvor på bedriften der skal gøres en indsats. Med andre ord sikrer dashboardet, at landmandens data omsættes til hurtige og effektive beslutninger.

 

Dashboardet henter og opdaterer data fra landmandens datakilder løbende, og dashboardet indeholder derfor altid aktuelle data. Dashboardet adskiller sig derfor fra den almindelige budgetopfølgning ved at landmanden hele tiden er opdateret omkring den pågældende situation.

 

Konklusion

Formålet med dashboardet er at strukturere landmandens information og data, og præsentere det på en digital tilgængelig platform, der skaber et tværfagligt overblik over hele bedriften. Dette skaber bedre udgangspunkt for styring og budgettering, blandt andet gennem bedre periodisering af omkostninger samt større ejerfølelse over egne tal for landmanden. Ligeledes er formålet at skabe en mere synlig ledelse af indsatsområder overfor medarbejdere og rådgivere gennem brug og uddelegering af dashboardet. Formålet er også at give landmanden relevant faglig viden i relation til at inspirere til fremtidige indsatser ved konkrete overskridelser, samt som faglig forklaring af baggrund for beregning og indhold af poster. Gennem bedre udnyttelse af tilgængelige data får landmanden mulighed for at analysere og træffe faktabaserede og rettidige beslutninger, der har fokus på forbedrede økonomiske resultater.

 

Dashboardet giver med andre ord landmanden alle muligheder for en indsigtsfuld og effektiv styring i den daglige drift, der understøtter ledelsen.

 

Målgrupper

I og med at dashboardet kan konfigureres individuelt ud fra landmandens behov, er der er en lang række forskellige effekter af anvendelsen af dashboardet. Det betyder også at dashboardets potentielle målgruppe er meget bred.

 

Dashboardet kan for visse brugere erstatte væsentlige dele af den traditionelle kvartalsvise budgetopfølgning, ligesom det kan give nye muligheder for inddragelse af medarbejdere, f.eks. i de større bedrifter, hvor virksomhedsejeren ønsker at involvere driftsledere og andre medarbejdergrupper i den løbende økonomistyring.

 

På baggrund af ovenstående, er det relevant at segmentere dashboardets brugere, og herunder også argumentere for, hvilke produkter, der supplerer dashboardet.

 

En segmentering tager overordnet udgangspunkt i hvilket styringsbehov landmanden har. Styringsbehovet bestemmer mængde og detaljeringen af de præsenterede informationer.

 

Dette resulterer i overordnet to brugersegmenter:

 

  1. Brugeren, der primært arbejder på det operationelle plan, og som søger overblik og indblik over hele eller dele af bedriften. Overblik og indblik leveres som statusoplysninger på udvalgte økonomi- og produktionsdata via realtids-informationer i dashboardet. Datagrundlaget giver landmanden mulighed for at udvælge hvilke tal, der er interessante at følge i landmandens virksomhed, og beskriver disse områder i realtids-tal. Landmanden får indsigt i potentielle handlemuligheder.

    Brugeren kan være ejeren af virksomheden, eller driftsledere/medarbejdere, der skal involveres i den løbende drift af virksomheden.

    Dashboardet er konfigureret på det beskrivende niveau.

    De præsenterede data er tilsvarende data, som landmanden kan hente via en standard budgetopfølgning eller rå-balance, suppleret med udvalgte produktionsdata.

     

  2. Brugeren, der arbejder på et operationelt og taktisk niveau, og som i højere grad søger at analysere bedriften gennem relevante nøgletal og herudfra optimerer og effektiviserer processer og områder gennem konkrete indsatser. Dashboardet bidrager med yderligere og mere detaljeret information.

Brugeren har konfigureret dashboardets indhold ud fra aktuelle problemstillinger eller opmærksomhedskrævende indsatser. Dashboardet anvendes til både at give overblik over bedriftens udvikling og status, og til detaljerede informationer indenfor konkrete indsatsområder. Data kombineres på tværs af forskellige datakilder, og giver tilsammen brugeren en ny viden.

Brugeren kan være ejeren af virksomheden, men også driftslederen, der har ansvaret for udvalgte områder og opgaver i virksomheden.

Dashboardet er konfigureret til det analyserende niveau, og kan erstatte den traditionelle budgetopfølgning som primær informationskilde til landmanden. Landmanden vil fortsat anvende rapporter til eksternt brug.

 

 

Formålet med dashboardet uddybes i de efterfølgende punkter.

 

Struktur og overblik

Dashboardet strukturerer landmandens datainformation ved at tage udgangspunkt i det væsentligste til styringen. Det giver landmanden et overblik over bedriftens forskellige data indenfor økonomi og produktion. Med andre ord filtrerer dashboardet altså den information, der kan være på papir som råbalance, ledelsesrapport, internt regnskab osv., og i systemer som DMS og andre produktionsstyringsværktøjer, og skaber et helhedsbillede af bedriften. Denne fremstilling af data på tværs giver ligeledes landmanden mulighed for at sammenholde de forskellige informationer. Eksempelvis kan produktionsværdier fra DMS som celletal eller mælkeydelse sammenholdes med de økonomiske tal, hvilket giver en bedre forståelse af sammenhængskraften i bedriftens præstation.

 

Tilgængelighed

Formålet med dashboardet er ligeledes at skabe tilgængelighed for landmandens vigtigste data. Til fordel for mange andre værktøjer i branchen, er dashboardet digitalt og dermed tilgængeligt på alle tidspunkter på mobil, tablet og PC. Således kan dashboardet tilgås i alle de situationer, hvor det skaber værdi. Det kan være i stalden, til møder, i køkkenet, på sofaen, på ferie osv. Kvaliteten af de beslutninger der træffes, afhænger af det grundlag der træffes beslutninger på baggrund af. Dashboardets tilgængelighed vil derfor kunne understøtte mange beslutninger i landmandens hverdag, når information hele tiden og nemt kan tilgås. Tilgængelighed skaber også mulighed for bedre forklaringer og analyser af bedriftens poster. Eksempelvis vises periodiseringen af indtægter og omkostninger, som derfor bedre kan forstås, når der er mulighed for at følge med på dags-, uge- og månedsbasis i stedet for en konsekvent kvartalsmæssig opfølgning. Dette giver landmanden mulighed for at budgettere og periodisere fremtidige omkostninger bedre, og dermed skabe en optimeret styring.

 

Økonomisk styring

Dashboardets tilgængelighed skaber indblik i perioder, saldi og afvigelser, hvilket danner udgangspunkt for at træffe beslutninger og foretage økonomisk styring. Hvis vedligeholdelsesomkostningerne eksempelvis afviger pga. enkelte maskiner, så er der grundlag for at iværksætte tiltag som vedligeholdelsesplaner, procedurer mv. Ligeledes gælder det, at hvis der er større opmærksomhed rettet mod periodisering af omkostningerne i budgetteringen, så udviskes indbygning og accept af ”buffere” i budgetteringen, hvilket vil betyde en mere effektiv økonomistyring. Dashboardet giver også mulighed for at sammenholde perioder eller realiseret vs. budget, hvilket ligeledes stimulerer de konkurrencemindede. Med andre ord skubbes landmandens fokus mod den økonomiske styring.

 

Digitalt værktøj

Digitaliseringen af værktøjet er ligeledes et formål i sig selv. Dette skyldes, at der med en fleksibel digital løsning er mulighed for konstant at forbedre og opdatere værktøjet. Ligeledes gælder det, at digitaliseringen også skaber mulighed for en øget tilgængelighed for landmanden.

 

Bevidsthed

Dashboardet gør landmanden oplyst i egne tal, som dermed får en større ejerfølelse af tallene. Landmanden er nu oplyst før rådgiverne, og vil derfor være mere bevidst om, hvad der forventes af rådgivningen. Landmanden vil flytte fokus fra at få præsenteret data af rådgiveren, til en forventning om at få input til handlinger baseret på aktuelle data.

 

Alarmer og notifikationer

Det er unikt med dashboardet, at det giver landmanden alarmer og notifikationer, når der er afvigelser i tallene. Dette skaber udgangspunkt for hurtigere handling, når en post eksempelvis afviger med 10.000 kr. således, at der tænkes i fremtidig optimering af de enkelte poster. Mange af de eksisterende værktøjer som råbalancer, ledelsesrapporter mm. er ikke i stand til dette.

 

Inspiration til handling

Alarmer og notifikationer suppleres i dashboardet med faglig viden til konkrete tiltag og forklaring. Dette understøtter landmandens løbende styring af tiltag. Det kan eksempelvis være ved for høje lønomkostninger pga. af overarbejde, ved for høje vedligeholdelsesomkostninger pga. enkelte maskiner, et for højt celletal osv. Her giver dashboardet inspiration gennem råd og guides til, hvordan der kan optimeres indenfor de konkrete fokusområder.

 

Information

Ligeledes informerer dashboardet med faglig viden til landmanden gennem en ”Læs mere” funktion. Denne information er rettet mod en øget forståelse og forklaring af elementer i f.eks. fremstillingsprisen. En bedre forklaring og forståelse heraf skaber også bedre mulighed for at styre og optimere efter nøgletallet.

 

Synlig ledelse og kommunikation

Dashboardet kan også bruges overfor medarbejderne, enten ved at bruge udvalgte kort i kommunikationen, til tavlemøder eller ved at uddelegere adgang til medarbejderne. Dette skaber en mere synlig ledelse overfor medarbejderne, som således kan følge med udviklingen i deres fokus- eller ansvarsområder. Ligeledes kan dashboardet uddelegeres til andre interessenter, hvilket skærper den tværfaglige kommunikationen omkring bedriften mellem forskellige rådgivere, medarbejdere, landmand og eventuelt andre interessenter.

 

Dashboardet samler bedriften ét sted

Landmanden får mange tværfaglige input fra økonomi-, virksomheds-, kvæg- og planterådgivere samt økonomi assistenter og medarbejdere, og landmanden skal derfor kunne påtage sig mange roller. Dashboardet samler denne tværfaglighed både for landmanden, men også for rådgiverne, således at der skabes et tværfagligt indblik i bedriften for rådgiverne, og kommunikation kan samles om dashboardet.

 

Realtidsdata

Dashboardet præsenterer realtidsdata, og er derfor et øjebliksbillede af bedriften. Realtidsdata giver mulighed for at diagnosticere og kontrollere bedriftens nutidige situation, hvilket kan skabe udgangspunkt for hurtig handling og styring. Realtidsdata kan dog ikke stå alene. Det skal suppleres med historik og uddybning for at skabe en tilstrækkelig forklaring. Derfor vil dashboardet også have mulighed for at udforske data gennem Power BI, hvilket supplerer det øjebliksbillede, som dashboardets realtidsdata viser. Forholdet mellem historisk data og realtidsdata er komplementerende, og det ene kan ikke stå uden det andet. Når der kigges på historisk data som råbalancer, ledelsesrapporter, er det nødvendigt med et øjebliksbillede af situationen, for at kunne sammenholde det med de indsatser, der er iværksat. På den måde vides det, om man er på rette kurs i forhold til de målsætninger, der er sat. Kigges der udelukkende på kvartals- eller månedsvise historiske data, går vigtig styringsinformation tabt undervejs, da data vil være forældet. Et eksempel kan være indsatser for at nedbringe vedligeholdelsesomkostningerne. Her ses effekten af disse indsatser først ved budgetopfølgningsmøderne, hvor det er for sent at handle på eventuelle fejldisponeringer af ressourcer eller opgaver. Med andre ord sikrer realtidsdata, at man er på rette spor i relation til målsætningerne ved at tage styringen, når det er relevant. Ligeledes vil det være nødvendigt, når der kigges på ’her og nu’ billedet i dashboardet, at sammenholde det med historik og uddybning for en bedre forklaring. I samme eksempel er det nødvendigt at se på udviklingen over længere tid, for at kunne vurdere den overordnede retning. Der vil også være tilfælde, hvor beslutninger skal bunde i større og mere komplekse beregninger, som ikke vil give mening at præsentere i dashboardet.

 

Sidst bekræftet: 02-11-2018 Oprettet: 02-11-2018 Revideret: 02-11-2018

Forfatter

Erhvervsøkonomi
Konsulent, Cand.merc.

Morten Aebeloe

Erhvervsøkonomi


Af samme forfatter

Undersøgelse af nye datakombinationers informationsværdi
Hvad synes landmænd om løbende beregning af fremstillingspris på mælk?
15.11.18
Interviewguide for interviews af deltagende landmænd efter gennemført anden afprøvningsforløb
En interviewguide til brug for interviews af landmænd, der har gennemført anden afprøvningsforløb med dashboard.
07.11.18
Digitalisering: Landmænds forventninger til fremtidig rådgivning
Der er i et projektforløb omkring Business Intelligence, der omsætter data til handling på bedriften, foretaget en række un...
07.11.18
Problemstillinger på landbrugsbedrifter og tilhørende relevante KPI’er til udarbejdelse af koncept for Business Intelligence
Følgende notat oplister de mest almindelige problemstillinger på en bedrift, på baggrund af ønsker fra landmænd og rådgiver...
05.11.18
Evaluering af gennemført afprøvningsforløb af dashboard i perioden januar 2018 - maj 2018
På baggrund af erfaringer og indtryk fra første interviewrunde i maj 2018 evalueres afprøvningen af prototypen på dashboard...
05.11.18