Husk momsfradraget ved overarbejdsbespisning!

Husk, at du nu har mulighed for at få momsfradrag for udgifter til bespisning af dine medarbejdere i forbindelse med konkret, uvarslet beordret overarbejde som f.eks. i forbindelse med saltning og snerydning.

Vinteren er godt i gang, og vi kan ikke forvente at komme igennem uden sne og glatte veje. Det betyder ofte overarbejde for medarbejdere, der skal salte eller rydde sne på alle tidspunkter af døgnet, og måske har du som mange arbejdsgivere en tradition for at sørge for lidt mad til dine medarbejdere. Husk, at du nu har mulighed for at få momsfradrag for udgifter til bespisning af dine medarbejdere i forbindelse med konkret, uvarslet beordret overarbejde som f.eks. i forbindelse med saltning og snerydning.

Hvad vil det sige, at overarbejdet er konkret og uvarslet?
SKAT har tidligere fastslået, at overarbejde, der er varslet samme dag, som det skal finde sted, er konkret, uvarslet overarbejde. Det har dog hidtil været SKATs holdning, at virksomheder med kendte spidsbelastningsperioder ikke kunne få godkendt momsfradrag af udgifter til overarbejdsbespisning.

Denne praksis blev ændret sidste år, hvor Landsskatteretten fastslog, at det er muligt at få momsfradrag for bespisning af medarbejdere i forbindelse med konkret, uvarslet overarbejde, også selvom det er kendt, at virksomheden har overarbejde i sæsonbestemte perioder, som f.eks. i forbindelse med høstarbejde og saltning af glatte veje. 

Landsskatteretten lagde vægt på, at arbejdsgiveren ikke på forhånd kan vide, hvilke dage der vil blive tale om overarbejde, da overarbejdet, uanset om der er tale om høstarbejde eller saltning af glatte veje, er vejrafhængigt. Ofte kan overarbejdet kun varsles to til tre timer forud, og derfor må overarbejdet efter Landsskatterettens opfattelse anses for at være konkret og uvarslet.

Hvis du i din virksomhed her i vinterens løb har til opgave at salte og rydde sne og i den forbindelse må lade dine medarbejdere arbejde over med kort varsel, har du derfor ret til momsfradrag for den mad, du serverer for dem i forbindelse med overarbejdet.

Hvilken dokumentation skal der til?
Du skal kunne fremlægge relevant regnskabsmateriale og andet bilagsmateriale. Det kunne være:

  • Kvittering for indkøbt mad til regnskabet,  også hvis fruen i virksomheden laver maden.
  • Opsætning af  kontoplan og regnskab på en måde, så udgifter til bespisning af ansatte fremgår klart og tydeligt. Der skal helst være en konto alene til bespisning i forbindelse med overarbejde.
  • Dokumentation for, hvilke medarbejdere der var omfattet af det konkrete overarbejde på den pågældende dag. Du kan f. eks. på kvitteringen for indkøbt mad anføre navnene på de personer, der er omfattet.
  • Timesedler for den enkelte medarbejder.
  • Kalenderoptegnelser.

Husk generelt at forholde dig til, at du efterfølgende skal kunne sandsynliggøre over for SKAT, at din virksomhed er af en sådan karakter, at der er spidsbelastningsperioder med konkret, uvarslet overarbejde. Det giver dog ofte sig selv for virksomheder inden for landbruget eller maskinstationer.

Derudover vil SKAT formentlig også se på, om der er en fornuftig sammenhæng mellem udgifterne til overarbejdsbespisning og virksomhedens traditionelle spidsbelastningsperioder.