Myndigheders vejledningspligt – hvem har bevisbyrden for indholdet af vejledningen?
Forvaltningsmyndigheder er forpligtet til at vejlede personer, der retter henvendelse til myndigheden om spørgsmål, der ligger inden for dennes område.
Myndighederne er desuden i visse tilfælde underlagt notatpligt. Myndighedernes iagttagelse af vejlednings- og notatpligten kan have stor betydning for den enkelte landbruger i en administrativ sag eller en afgørelsessag. En afgørelse fra Miljø- og Fødevareklagenævnet illustrerer vigtigheden af de nævnte pligter.
Miljø- og Fødevareklagenævnets afgørelse vedrørende ansøgning om tilsagn om Økologisk Arealtilskud
Sag 18/03671
Problemstillingen i ovennævnte sag var, hvorvidt Landbrugsstyrelsen dels havde tilsidesat sin vejledningspligt efter forvaltningslovens § 7, stk. 1, og dels havde tilsidesat sin notatpligt efter offentlighedslovens § 13, stk. 1.
Klager havde i sagen ikke fået udbetalt Økologisk Arealtilskud til en række nye arealer, som var påbegyndt omlagt til økologi i 2016 og 2017. Baggrunden var, at klager ikke havde ansøgt om tilsagn om Økologisk Arealtilskud i ekstrarunden 2016 og 2017, men alene indsendt skema til indberetning af nye arealer til økologi. Forud for ansøgningen i 2016 havde klager kontaktet Landbrugsstyrelsen telefonisk for at få hjælp til anvendelse af skemaerne. Landbrugsstyrelsen havde ikke gjort notat om den telefoniske vejledning af klager.
Sagen blev indbragt for Miljø- og Fødevareklagenævnet. Det afgørende spørgsmål i klagesagen var, om den manglende indsendelse af selve ansøgningsskemaet skyldtes klagers forhold, eller om fejlen kunne tilskrives myndigheden.
Miljø- og Fødevareklagenævnet fandt ikke, at klager var berettiget til Økologisk Arealtilskud til de nye arealer i 2016 og 2017, da der ikke var indsendt ansøgning herom. Nævnet bemærkede, at ansøgere til de forskellige tilskudsordninger var underlagt et skærpet ansvar til at sætte sig ind i regler og betingelser for tilskud. Miljø- og Fødevareklagenævnet vurderede i denne sammenhæng, at bekendtgørelsen for tilskudsordningen klart foreskrev, at der for ansøgning om tilsagn ved ekstrarunden skulle anvendes et særligt ansøgningsskema, og at det som nævnt påhvilede støtteansøgeren at gøre sig bekendt med støttebetingelser og ansøgningsprocedurer.
Endvidere fandt Miljø- og Fødevareklagenævnet, at Landbrugsstyrelsen hverken havde tilsidesat sin vejledningspligt eller notatpligt i sagen. I forhold til vejledningspligten påhvilede det efter nævnets opfattelse klager at bevise, at vedkommende var givet urigtig vejledning. Klager kunne i sagen ikke løfte denne bevisbyrde. Det var ikke tilstrækkeligt, at klager kunne fremvise en oversigt over opkald mellem klager og Landbrugsstyrelsen, da dette ikke i sig selv kunne udgøre bevis for indholdet af den telefoniske vejledning. Det kunne heller ikke tillægges betydning, at klager havde henvendt sig til styrelsen i perioden for ekstrarunden 2016. I forhold til notatpligten bemærkede Miljø- og Fødevareklagenævnet, at der kun var pligt til at gøre notat efter offentlighedslovens § 13, når der var tale om henvendelse vedrørende en verserende sag, hvori der ville blive truffet afgørelse. Den telefoniske vejledning i sagen blev anset for at være en generel henvendelse uden relation til en konkret aktuel sag. Derfor var der ikke notatpligt efter de almindelige forvaltningsretlige grundsætninger for styrelsen under telefonsamtalen.
Vejledningspligt efter forvaltningslovens § 7
Vejledningspligten i forvaltningslovens § 7 indebærer, at en forvaltningsmyndighed er pligtig til at vejlede personer, der retter henvendelse til myndigheden om spørgsmål, der er inden for myndighedens område, jf. § 7, stk. 1. Modtager myndigheden en skriftlig henvendelse, der ikke vedrører dennes sagsområde, er de pligtige til at videresende henvendelsen, så vidt dette er muligt, til rette myndighed, jf. § 7, stk. 2. Myndighedernes vejledningspligt indebærer, at myndigheden skal informere om relevant praksis og sikre en overensstemmende fortolkning af lovgrundlaget på myndighedernes sagsområde.
Den person, der retter henvendelse til forvaltningsmyndigheden, er også den person, som det påhviler at løfte bevisbyrden for den gennemførte vejledning. Dette vil særligt være relevant i sager, hvor denne person søger at bevise en urigtig eller mangelfuld vejledning. I disse tilfælde vil personen skulle føre konkrete beviser for den urigtige vejledning, hvilket skal ses i sammenhæng med notatpligten efter offentlighedslovens § 13.
Notatpligt efter offentlighedslovens § 13 og almindelige forvaltningsretlige grundsætninger
Notatpligten i offentlighedslovens § 13 foreskriver, at en myndighed, der skal træffe afgørelse, er underlagt at gøre notat. Notatpligten omfatter en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse. Dette gælder for skriftlige såvel som mundtlige oplysninger, der er af relevant karakter for sagen. Der gælder derfor ikke en notatpligt, hvor oplysningerne eller vurderingerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Udover den lovbestemte notatpligt findes der en ulovbestemt almindelig forvaltningsretlig grundsætning, der på samme måde formulerer en notatpligt.
Den ulovbestemte notatpligt foreskriver, at der består en pligt for en myndighed til at gøre notat om alle væsentlige ekspeditioner i en sag uden for afgørelsessager. Det betyder, at der i administrative sager, som har en vis indgribende og væsentlig betydning for borgeren, og hvor det er naturligt og ønskeligt, at der stilles krav om, at der gøres notat om væsentlige ekspeditionsskridt, er myndigheden pligtig at gøre notat. Notatpligten er derfor betinget af, at der sker udtalelser mv. på baggrund af en verserende sag.
SEGES’ kommentar til afgørelsen:
Sagen illustrerer, at landbrugeren risikerer at have bevisbyrden for, at der ikke var ydet korrekt eller mangelfuld vejledning fra styrelsens side. Denne problematik gør sig primært gældende ved telefonisk vejledning, som ikke vedrører en konkret sag, men er af generel karakter, eftersom vejledning via e-mail udgør dokumentation for den gennemførte vejledning.
Hvis du har brug for generel vejledning, bør du i stedet for telefonisk henvendelse overveje at rette henvendelse pr. e-mail til Landbrugsstyrelsen eller andre offentlige myndigheder eller alternativt bede om en skriftlig bekræftelse pr. e-mail efter en telefonisk samtale.
Dermed står du bevismæssigt stærkere, hvis det efterfølgende måtte vise sig, at der er givet forkert eller mangelfuld vejledning fra myndighedens side.
Alternativt kan du selv udarbejde et kort notat indeholdende et resumé af den ydede vejledning, hvis der skulle opstå behov for at kunne dokumentere indholdet af samtalen. Fordelen ved denne fremgangsmåde er, at bevisbyrden for korrekt vejledning herefter kan komme til at påhvile myndigheden. Dette vil kun være muligt for myndigheden i de tilfælde, hvor myndigheden selv har foretaget notat efter samtalen.
Ved telefoniske henvendelser er det under alle omstændigheder en god ide at bede om at få oplyst navn på den pågældende medarbejder hos myndigheden, der har besvaret opkaldet og ydet vejledning.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt styrelsen har iagttaget sin notatpligt i en konkret sag, har du i øvrigt selv mulighed for at undersøge dette ved at søge om aktindsigt i sagen.
Emneord